Paso a paso: guía útil con los trámites para crear una empresa

Sin dudas, cada vez son más las personas que buscan fórmulas y alternativas para lanzarse, poquito a poquito, con sus propios emprendimientos.

Sin embargo, armar una empresa y decir "chao, jefe" no es algo que se da de la noche a la mañana. Incluso, hay que tener claros varios factores para tener éxito y no morir en el intento.

Por lo mismo, la abogada jefe del Área Asesoría a Empresas de LegalChile, Alicia Bobadilla, entrega una completa guía con los trámites necesarios para crear una empresa.

Este es el paso a paso

1.- Decisión de la forma empresarial con la que va a desarrollar su negocio

Uno de los primeros pasos es decidir si va a emprender como una persona natural con giro (su RUT) o bien constituir una persona jurídica, como puede ser una empresa individual de responsabilidad limitada (E.I.R.L.), una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad por acciones (SpA), que son apropiadas para una empresa de menor tamaño (EMT).

Cada forma empresarial presenta ventajas y desventajas, que debieran ser conocidas por el/la emprendedor/a de modo que pueda seleccionar la que mejor convenga a sus necesidades. Una vez tomada la decisión debe proceder a la constitución de la empresa o sociedad. Y para ello, existe un procedimiento tradicional, que incluye escritura pública (Notaría), publicación de un extracto en el Diario Oficial e inscripción del extracto en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces correspondiente al domicilio de la empresa o sociedad. También existe un procedimiento simplificado, que implica costos menores, ya que la constitución se realiza en una plataforma digital (www.tuempresaenundia.cl) y no contempla los trámites de publicación e inscripción del extracto de la escritura de constitución.  Asimismo, dentro de esta etapa debiese plantearse el lugar donde se va a ubicar,  dónde va a instalar físicamente la empresa con sus medios materiales, sus maquinarias o simplemente dónde va a establecer su centro de operaciones.

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Alicia Bobadilla, abogada de Legal Chile[/caption]

2.- Primera visita a la Municipalidad respectiva

Decidido el lugar de funcionamiento, es importante concurrir a la Municipalidad de la comuna dentro de la cual se ubicará la empresa,  a las oficinas de Rentas Municipales, a fin de obtener la información de los requisitos para obtener la patente de funcionamiento, necesaria para que toda empresa pueda trabajar. Y también informarse si el lugar y el inmueble donde proyecta instalarse son aptos para el desarrollo de su actividad. Así, antes de proceder a arrendar o incluso a adquirir un inmueble para la empresa, hay que informarse si será el indicado, de acuerdo a Plan Regulador y a las distintas Ordenanzas Municipales y, también, si para obtener la patente de funcionamiento va a requerir autorizaciones de otros organismos del Estado.

3.- Trámites ante el Servicio de Impuestos Internos

Luego de obtener toda la información anterior, para obtener la patente municipal que autorizará el funcionamiento cada Municipalidad exige,  entre otros requisitos, la declaración de iniciación de actividades ante el Servicio de Impuestos Internos. Esta declaración tiene por objeto poner en conocimiento del Servicio de Impuestos Internos que el contribuyente ha dado inicio a  una actividad empresarial y proporcionar datos e información relativos a la empresa, tales como nombre o razón social, domicilio, e indicar el o los giros o actividades que desarrollará la empresa. Este trámite se realiza a través del formulario 4415. Tratándose de personas jurídicas, éstas también deben solicitar un número de RUT, lo que se hace en el mismo formulario 4415 y en un mismo acto, es decir, al declarar inicio de actividades pueden solicitar la obtención de un RUT.

Ante el Servicio de Impuestos Internos (también ante la Municipalidad) es necesario acreditar el domicilio de la empresa. Esto se hace presentando cualquier documento idóneo para acreditar que tiene el uso de la propiedad. Puede ser el original,  o en su defecto una copia autorizada ante Notario, de la escritura de compraventa del inmueble o del  local en el cual se instalará la empresa, o bien el contrato de arrendamiento, un contrato de comodato, una autorización  o cualquier otro documento que acredite que la empresa tiene la propiedad, el usufructo, la mera tenencia  o el simple uso del inmueble en el que se instalará.

4.- Obtención de los permisos sanitarios

Para otorgar la patente municipal, la Municipalidad respectiva, dependiendo de la actividad que desarrolle la empresa, podrá exigir que se acredite el cumplimiento de la normativa que procura proteger la salud de la población en general y de los trabajadores de la empresa.

Quien acredita tal cumplimiento es la Autoridad Sanitaria, la que realiza un informe técnico-evaluativo del establecimiento empresarial, el que debe cumplir con determinadas exigencias, dependiendo de la actividad económica de que se trate. Así, por ejemplo, si el emprendimiento es del área de la elaboración y distribución de alimentos, el establecimiento y las maquinarias que utilice deben contar con ciertas especificaciones ambientales y sanitarias, las que se encuentran contenidas en el Decreto  Supremo 594 /99.

La Autoridad Sanitaria también podrá realizar un anteproyecto previo destinado a determinar los ruidos molestos, olores y otras molestias que podrían repercutir en la comunidad. Lo mismo sucede con las condiciones ambientales y de salud, a la cual están sujetos los trabajadores de la empresa, respecto de las cuales realiza inspecciones periódicas para determinar las condiciones de  salubridad.

Estos permisos se obtienen presentando la correspondiente solicitud ante  la Autoridad Sanitaria,  que deberá pronunciarse dentro de un plazo de treinta días hábiles y, en el caso de ser otorgado el permiso, tendrá una duración mínima de tres años; plazo que se entenderá automáticamente y sucesivamente prorrogado por periodos iguales mientras no sean expresamente dejados sin efecto.

Es importante señalar que el incumplimiento de las disposiciones sanitarias, como de las resoluciones que emita el Director General de Salud, se castiga con sanciones que van desde la simple amonestación, pasando por las multas en dinero, el comiso, destrucción de productos, hasta la clausura del establecimiento con la cancelación de la autorización para funcionar y de los permisos concedidos (lo que conlleva también la cancelación de la patente por parte de la municipalidad correspondiente).

El trámite para obtener estos permisos puede ser realizado al mismo tiempo que la declaración de inicio de actividades y obtención de RUT, ya que ninguno es pre requisito del otro. Esto es, por lo demás, una forma de ahorrar tiempo.

5.- Obtención de otros permisos

Dependiendo del tipo de actividad a desarrollar, eventualmente el/la empresario(a) o emprendedor(a) deberá obtener otros permisos, como del Ministerio de Educación si se trata de algún establecimiento educacional, de la Junta Nacional de Jardines Infantiles si se trata de un  jardín infantil, etc.

6.- Obtención de una patente municipal

Cumplidos los requisitos que se han solicitado en la primera visita a la Municipalidad, se solicita la patente a través del Formulario de Declaración y Trámites Municipales, que se entrega en la municipalidad correspondiente. Una vez entregado el formulario, junto con los antecedentes y documentos requeridos, que pueden ser todos o algunos de los señalados anteriormente, la Municipalidad está obligada a otorgar la patente respectiva.

Las municipalidades pueden otorgar patentes provisorias y gracias a éstas la empresa podrá funcionar de inmediato, pero el contribuyente tendrá un plazo de un año para cumplir con las exigencias legales, de otro modo se decretará la clausura del establecimiento.

Además de la declaración de iniciación de actividades y de la acreditación de domicilio, la Municipalidad solicitará los antecedentes de la personalidad jurídica de la empresa si es que es una persona jurídica, para lo cual será preciso acompañar la escritura de constitución de la sociedad, la empresa individual de responsabilidad limitada, o los antecedentes pertinentes según sea la estructura jurídica que ha adoptado la empresa. Como ya hemos señalado, el no pago de la patente acarrea sanciones que van desde multas llegando hasta, incluso, a la inmediata clausura del establecimiento o negocio.